MANAJEMEN KEARSIPAN “ Penggunaan Teknologi dalam Pengelolaan Arsip”

BAB I

Pendahuluan

 

A.           Latar Belakang

Seiring dengan perkembangan zaman di hampir seluruh aspek kehidupan yaitu sosial, budaya, ekonomi, politik dan hukum maka semakin meningkat pula kebutuhan akan informasi. Kebutuhan terhadap informasi tidak bisa terlepas dari peran teknologi. Oleh karena itu teknologi informasi dan komunikasi sangat berperan penting dalam pelaksanaan kegiatan baik itu secara personal maupun nonpersonal seperti halnya dalam suatu organisasi. Dalam pelaksanaan kegiatan sebuah organisasi ataupun perkantoran akan menghasilkan dokumen-dokumen yang digunakan sebagai bukti dari pelaksanaan kegiatan serta pengambilan keputusan. Dokumen-dokumen tersebut lebih dikenal sebagai arsip yaitu suatu rekamam kegiatan atau peristiwa.

Dengan adanya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, pelaksanaan tata persuratan di dalam suatu organisasi berkembang menjadi secara elektronik. Dalam hal ini pengurusan surat masuk dan surat keluar menggunakan media komputer. Penggunaan media komputer menjadikan surat masuk dan surat keluar termasuk kedalam golongan arsip elektronik.

Munculnya teknologi informasi dan komunikasi dalam bentuk media komputer menjadi alasan mengapa arsip seperti surat masuk dan surat keluar dikelola secara elektronik. Dengan adanya media elektronik seperti komputer, proses pengelolaan dan pengurusan surat dalam organisasi yang frekuensinya tinggi akan menjadi lebih mudah dan tidak akan memakan waktu lama sehingga akan memudahkan dalam proses penemuan kembali. Penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip inilah yang sering disebut sebagai Sistem Pengarsipan Elektronik (Electronic Filing System) yang berbasiskan pada penggunaan komputer.

 

 

B.            Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut dapat dirumuskan pokok permasalahan sebagai berikut :

1.      Bagaimana pengertian kearsipan ?

2.      Bagaimana keterkaitan antara arsip dan teknologi informasi ?

3.      Bagaimana memperlakukan arsip elektronik dalam lingkup kearsipan ?

4.      Bagaimana membangun sistem karsipan yang baik dengan adanya perkembangan teknologi ?

 

C.           Tujuan Masalah

Berdasarkan latar belakang dan rumusan masalah tersebut dapat dirumuskan pokok permasalahan sebagai berikut :

1.      Mengetahui pengertian kearsipan ?

2.      Mengetahui keterkaitan antara arsip dan teknologi informasi ?

3.      Mengetahui memperlakukan arsip elektronik dalam lingkup kearsipan ?

4.      Mengetahui membangun sistem karsipan yang baik dengan adanya perkembangan teknologi ?

 

 

BAB II

Pembahasan

 

1.      Teknologi Informasi

Menurut Haaq dan Keen teknologi informasi adalah Seperangkat alat yang membantu bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi, sedangkan menurut kamus Oxford menyatakan bahwa teknologi informasi adalah studi atau peralatan elektronika, terutama komputer, untuk menyimpan, menganalisa, dan mendistribusikan informasi apa saja, termasuk kata-kata, bilangan, dan gambar.

Dahulu penanganan informasi menggunakan kertas, artinya semakin banyak informasi semakin banyak kertas dibutuhkan atau disimpan, sekarang, kepada disket/floppy yang dapat memuat atau diisi sejumlah informasi dari satu buku berukuran sedang. Peranan kertas juga tetap penting sebagai media penyajian informasi antar manusia atau organisasi (disebut sebagai “hardcopy”).

Kantor adalah tempat dan proses penanganan informasi. Dari pengertian ini dapat dipahami bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang bertalian dengan penanganan informasi yang berkaitan dengan bidang tugas dari kantor/instansi yang bersangkutan.

Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi, yaitu :

a.       Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.

b.      Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen -komponen yang rumit.

c.       Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.

2.      Peranan Teknologi Informasi

Adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat.

Di bawah ini dapat dilihat bagaimana teknologi informasi dapat membantu masing-masing pekerjaan kantor.

a.         Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan

b.         Komunikasi  Perkantoran

c.          Pengiriman Surat

d.        Arsip/Filing

 

3.      Pengelolaan Arsip

1.      Surat Elektronik adalah surat yang diciptakan (dibuat atau diterima dan disimpan) dalam format elektronik.

2.      Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

3.      Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

4.      Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. 

5.      Arsip Elektronik adalah arsip yang diciptakan (dibuat atau diterima dan disimpan) dalam format elektronik. Informasi yang terdapat dalam arsip elektronik dapat dengan mudah untuk diubah, dihapus dan dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan. Selain itu usia atau daya tahan fisik arsip eletronik sangat terbatas, apabila semakin sering digunakan arsip elektronik akan semakin cepat mengalami kerusakan. Dan untuk pemeliharaan fisik arsip elektronik juga memerlukan cara penyimpanan yang baik. Disamping ada beberapa kesulitan dalam pengelolaan arsip elektronik, juga terdapat beberapa keunggulan yang dapat diperoleh dari pengelolaan arsip secara elektronik yang antara lain : menghemat space, kapasitas simpan besar, akses informasi lebih cepat, menghemat SDM dan memperkecil kehancuran data.

6.      Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. 

7.      Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 

8.      Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

9.       Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu peyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

10.  Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

11.  Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.

12.  Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

13.  Sistem Surat Elektronik adalah aplikasi komputer yang digunakan untuk membuat, menerima, dan mengirimkan pesan serta dokumen lainnya di Local Area Network (LAN) dan Wide Area Network (WAN) serta melalui pintu gerbang (gateway) yang menghubungkan keduanya dengan Internet. 

14.  Pesan Surat Elektronik adalah adalah dokumen yang dibuat dan diterima pada suatu sistem surat elektronik termasuk catatan singkat, dokumen narasi yang lebih formal atau substantif, dan setiap lampiran, seperti dokumen pengolah kata dan dokumen elektronik lainnya, yang dapat ditransmisikan dengan pesan tersebut.

15.  Sistem Informasi Kearsipan adalah suatu sistem elektronik di mana arsip dihimpun, disusun, dan diklasifikasikan untuk memfasilitasi pelestarian, penemuan kembali, penggunaan, serta penyusutannya.

16.  Meta Data adalah data yang menjelaskan konteks, konten, dan struktur arsip serta pengelolaannya dari waktu ke waktu.

17.  Migrasi adalah tindakan gerakan perpindahan atau perubahan arsip elektronik dari satu sistem atau media ke sistem atau media lainnya untuk memastikan akses terhadap arsip tetap menjaga autentisitas, integritas, realibilitas, serta kegunaannya.

18.  Data Penerimaan adalah informasi dalam sistem surat elektronik tentang tanggal dan waktu penerimaan pesan, dan/atau tanda terima atau akses oleh penerima.

19.  Data Transmisi adalah informasi dalam sistem surat elektronik tentang identitas pengirim dan penerima, serta tanggal dan waktu pesan surat elektronik yang dikirim.

20.  Autentikasi merupakan proses pemberian tanda dan/atau pernyataan tertulis atau tanda lainnya sesuai dengan perkembangan teknologi yang menunjukan bahwa arsip yang diautentikasi adalah asli atau sesuai dengan aslinya. 

21.  Identitas adalah keseluruhan karakteristik suatu dokumen yang unik mengidentifikasinya serta membedakannya dengan dokumen atau arsip lainnya.  

22.  Integritas adalah kualitas lengkap dan tidak berubah dalam setiap komponen pentingnya.   

23.  Autentisitas adalah kualitas suatu arsip yang sebagaimana adanya dan tidak mengalami perubahan.  

24.  Autentik adalah layak diterima atau dipercaya berdasarkan fakta dan ini identik (tidak berbeda sedikit pun) dengan asli serta bonafide (dapat dipercaya dengan baik).  

25.  Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.

26.   Penanda Tangan adalah subjek hukum yang terasosiasikan atau terkait dengan tanda tangan elektronik. 

27.  Backlogs Surat Elektronik adalah akumulasi dari waktu ke waktu surat elektronik yang telah disimpan baik dalam inbox surat elektronik individu atau pada kaset cadangan (backup).

28.   Log file adalah file yang berisi catatan (log) aktivitas dari sebuah program.

 

4.      Wilayah Penerapan Teknologi Informasi dalam Pengelolaan Arsip

a.       Pengelolaan Arsip

-          Manual/Tradisional: Arsip non elektronik

-          Berbasis TIK: Arsip non elektronik dan Arsip elektronik

b.      Pengembangan Arsip elektronik

-          SIKD (e-records) dan SIKS (e-archives): Diatur dalam Peraturan Kepala ANRI Nomor 15 Tahun 2009 tentang Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis dan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Statis.

-           Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis: Ditetapkan masing-masing Pencipta Arsip berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI. Pencipta arsip membuat:

1.      Tata Naskah Dinas

2.       Klasifikasi Arsip

3.      Jadwal Retensi Arsip

4.      Sistem Klasifikasi keamanan dan akses arsip.

 

5.      Manfaat Penggunaan Teknologi

a.       Penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat dikelola dari awal perencanaan/pembuatan naskah/dokumen.

b.      Memenuhi tuntutan top management akan kecepatan dan ketepatan.

c.       Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas.

d.       Menuju paperless society dan menghemat ruangan/sarana prasarana (dari gedung ke server) > ramah lingkungan.

e.       Meningkatkan pelayanan umum/public service.

 

6.      Alur Proses Pengelolaan Arsip Menggunakan Aplikasi

 

Aktif --------------->> Inaktif ---------------->> Proses ------------------>> Statis

                     (Aplikasi SIKD)            ---------->>                      (Aplikasi SIKS)

(Lembaga Pencipta Arsip)                                          (Lembaga Kearsipan)

 

7.      Proses-Proses dalam Pengelolaan Arsip

a.       Penentuan dokumen yang akan ‘dimasukkan’ ke dalam sistem .

b.      Penentuan berapa lama arsip harus disimpan 

c.       Registrasi 

d.      Klasifikasi: Klasifikasi arsip (bussiness classification scheme), Klasifikasi keamanan dan akses (security and access class. Scheme) 

e.       Pengaksesan 

f.       Pelacakan 

g.      Penyusutan

 

8.      Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)

a.       Pengertian aplikasi SKID

Aplikasi Pengolahan Arsip Dinamis berbasis Teknologi Informasi atau yang dikenal dengan nama SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) adalah suatu aplikasi yang dirancang untuk menangani pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Instansi / Lembaga / Perguruan Tinggi. Menggunakan browser seperti Google Chrome, Mozilla Firefox, dll.

b.      Fungsional aplikasi SIKD

-            Pengaturan Struktur Organisasi dan Pengguna

-            Pengaturan Klasifikasi Arsip

-            Pengaturan Berkas dan Jadwal Retensi Arsip

-            Registrasi Arsip

-            Penggunaan

1.    Registrasi

2.     Pemberkasan

3.    Disposisi

4.    Balas

5.    Usulan

6.    Relasi

7.    Tracking (jejak arsip)

8.     Pencarian

-            Penyusutan dan Pelaporan

 

9.      Sistem Informasi Kearsipan Statis (SKIS)

a.       Pengertian aplikasi SKIS

Aplikasi Pengolahan Arsip Statis berbasis Teknologi Informasi atau yang dikenal dengan nama SIKS (Sistem Informasi Kearsipan Statis) adalah suatu aplikasi yang dirancang untuk menangani pengelolaan arsip Statis di lingkungan Instansi / Lembaga / Perguruan Tinggi.

b.      Fungsionalitas aplikasi SIKS

-            Fungsi modul pengolahan

Untuk melakukan pengumpulan semua jenis arsip statis yang dimulai dengan pembuatan rancangan inventaris arsip  sampai dengan pembuatan daftar arsip statis.

-            Fungsi modul penyimpanan

Menyimpan data-data master yang akan digunakan sebagai data referensi untuk modul-modul lainnya. Dalam modul penyimpanan terdapat fungsi penyimpanan, ruangan, penempatan arsip dan pencarian arsip stati.

-            Fungsi modul preservasi

Untuk mengelola data terkait dengan perawatan dan penyelamatan arsip.

-            Fungsi modul pelayanan publik

Modul Layanan Publik ini dapat di akses oleh pengguna. Bentuk dari aplikasi ini adalah halaman web yang berisi informasi mengenai arsip-arsip statis yang disimpan oleh ANRI. 

 

10.  Tujuan Penggunaan Teknologi

a.       Meningkatkan kesadaran terhadap fungsi dan perananTeknologi Informasi, Pusdokinfo dan Kearsipan sebagai bukti akuntabilitas kinerja dan mendukung proses pengambilan keputusan pada organisasi baik pemerintah pusat, daerah, bisnis, perguruan tinggi dan lembaga lainnya;

b.      Meningkatkan pengetahuan manajerial bidang Teknologi Informasi, Pusdokinfo dan Kearsipan, sehingga program berjalan efektif dan efisien;

c.       Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan di bidang Teknologi Informasi, Pusdokinfo dan Kearsipan sehingga terciptanya profesionalisme implementasi kearsipan;

d.      Meningkatkan dan mengembangkan keterampilan di bidang Teknologi Informasi, Pusdokinfo dan Kearsipan, sehingga setelah mengikuti diklat diharapkan dapat memberikan kontribusi bagi organisasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja.

Pemberkasan Arsip dalam suatu organisasi memiliki satu tujuan utama yaitu sistematisasi control dari rekaman informasi dari awal penciptaan sampai disposisi.  Unsur utama dalam mencapai tujuan ini adalah pembentukan pemberkasan yang efisien dan efektif dan prosedur untuk mengambil informasi yang baik. Pemberkasan yang buruk akan berakibat kepada kinerja perusahaan atau organisasi, karena manajemen yang inkonsisten akan menyulitkan dalam menemukan kembali informasi yang diperlukan dengan segera. Hal ini akan membuang waktu dan tenaga secara percuma karena perusahaan atau organisasi tidak mempunyai dokumentasi yang baik.

Kebangkitan Teknologi Informasi pada kenyataannya juga mewujudkan administrasi pemberkasan dimensi baru. Transformasi dari dokumen fisik ke dalam bentuk digital, dan penyimpanan data baru memerlukan penanganan prosedur yang dapat menimbulkan masalah baru jika fungsi arsip tidak siap untuk mengatasi kondisi  ini. Hasil yang efektif praktek manajemenakan pemberkasan  memberikan peningkatan kinerja yang signifikan terhadap proses dan kegiatan yang ada di dalam sebuah organisasi.

 

11.  Kebijakan yang Mengatur Pengelolaan Arsip Berbasis Teknologi

Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi saat ini,  mengakibatkan banyak tercipta arsip elektronik di lingkungan lembaga pencipta arsip dan lembaga kearsipan daerah. Dalam pelaksanaan pengelolaan arsip elektronik di lembaga pemerintahan diperlukan adanya kesamaan pemahaman, kesatuan tindak dan keterpaduan langkah dari seluruh lembaga pencipta arsip dan lembaga kearsipan, sehingga memerlukan pengaturan khusus berupa kebijakan umum pengelolaan arsip elektronik.

Berkaitan dengan hal di atas, maka diperlukan adanya kebijakan dari pemerintah daerah sebagai institusi penyelenggara kearsipan daerah mengenai pedoman pengelolaan arsip elektronik.  Penyusunan pedoman pengelolaan arsip elektronik di daerah tentu saja harus mengacu kepada peraturan perundangan yang berlaku, sehingga dalam pelaksanaannya pengelolaan arsip berbasis TIK ini tidak bertentangan dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. 

Terdapat beberapa peraturan perundangan yang harus menjadi acuan bagi daerah dalam menyusun pedoman berkaitan dengan pengelolaan arsip berbasis TIK (arsip elektronik), antara lain :

a.         Undang – Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik;

b.        Undang – Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;

c.         Undang – Undang Nomor 43 tentang Kearsipan;

d.        Undang – Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik;

e.         Peraturan Kepala ANRI Nomor 20 Tahun 2011 tentang Pedoman Autentikasi Arsip Elektronik;

f.         Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang – Undang Nomor 43 tentang Kearsipan;

g.        Peraturan Kepala ANRI Nomor 14 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Kebijakan Umum Pengelolaan Arsip Elektronik;

h.        Peraturan Kepala ANRI Nomor 15 Tahun 2012 tentang Petunjuk Pengelolaan Surat Elektronik di Pencipta Arsip.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB III

Penutup

 

A.           Kesimpulan

Dengan adanya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi,  pelaksanaan tata persuratan di dalam suatu organisasi berkembang menjadi secara elektronik. Dalam hal ini pengurusan surat masuk dan surat keluar menggunakan media komputer. Penggunaan media computer menjadikan surat masuk dan surat keluar termasuk ke dalam golongan arsip elektronik.

Pengertian Arsip elektronik  adalah arsip yang dapat dimanipulasi, ditransmisikan, atau diproses dengan menggunakan komputer digital. Munculnya teknologi informasi dan komunikasi dalam bentuk media computer menjadi alas an mengapa arsip seperti surat masuk dan surat keluar dikelola secara elektronik. Dengan adanya media elektronik seperti komputer, proses pengelolaan dan pengurusan surat dalam organisasi yang frekuensinya tinggi akan menjadi lebih mudah dan tidak akan memakan waktu lama sehingga akan memudahkan dalam proses penemuan kembali. Penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip inilah yang sering disebut sebagai Sistem Pengarsipan Elektronik (Electronic Filing System) yang berbasiskan pada penggunaan komputer.

 

B.            Saran

Dengan adanya makalah ini kami berharap dapat membantu pembaca untuk memperoleh informasi mengenai Pasar Modal. Namun kami sadar bahwa dalam makalah ini masih terdapat kekurangan-kekurangan. Oleh karena itu kami mengharapkan bantuan pembaca untuk membantu kami dalam pembuatan makalah selanjutnya dengan memberikan saran. Terima kasih atas perhatiannya, kami tunggu saran dari pembaca.