ILMU ADMINISTRASI

PENGANTAR ILMU ADMINISTRASI

A.    Pengertian Administrasi

Administrasi adalah Proses kerja sama dua orang manusia atau lebih secara rasional,efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah di sepakati sebelumnya. Proses adalah sesuatu tahapan-tahapan yang telah direncanakan atau yang diinginkan.

Pengertian administrasi dalam arti luas yaitu mencakup seluruh aktivitas di dalam organisasi dilakukan secara keseluruhan, sementara dalam arti sempit yaitu proses kerjasama sebahagian orang di dalam organisasiyang dilakukan secara rasional,efisien dan objektif untuk mencapai suatu tujuan.

 

1.      Administrasi dalam arti luas

Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris “Administration” , yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan. Proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, pemerintah atau swasta, sipil atau militer, besar atau kecil. Kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama. Bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan bersama. Dalam pengertian yang luas menurut Musanef dalam bukunya Manajemen Kepegawaian di Indonesia menyebutkan bahwa administrasi adalah kegiatan sekelompok manusia melalui tahapan-tahapan yang teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien, dengan menggunakan sarana yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan

Ciri pokok untuk disebut sebagai administrasi, yaitu:

-          Sekelompok orang, artinya kegiatan adminstrasi hanya mungkin terjadi jika dilakukan oleh lebih dari satu orang.

-          Kerja sama, artinya kegiatan administrasi hanya munkin terjadi jika dua orang atau lebih bekerja sama. Menurut Gibson, dkk (1983) kelompok kerjasama formal dan informal dibentuk karena pemuasan kebutuhan (the statisfaction of needs), kedekatan dan daya tarik (proximity and attraction), tujuan kelompok (group goals), dan alasan ekonomi (economic reasons)

-          Pembagian tugas, artinya kegiatan administrasi bukan sekedar kegiatan kerja sama, melainkan kerja sama tersebut harus didasarkan pada pembagian kerja yang jelas.

-          Kegiatan yang runtut dalam suatu proses, artinya kegiatan administrasi berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu secara berkesinambungan.

-          Tujuan, artinya sesuatu yang diinginkan untuk dicapai melalui kegiatan kerja sama.

 

2.      Administrasi dalam arti sempit

Administrasi berasal dari bahasa Belanda, “Administratie” yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works. Sedangkan dalam pengertian sempit, sebagai yang dikemukakan oleh Soewarno Handayaningrat dalam bukunya "Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen" , istilah ini mengandung maksud suatu kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

Administrasi secara sempit diatas dapat dirangkumkan dalam tiga kelompok, yaitu:

-          Korespondensi atau surat-menyurat yaitu, rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju.

-          Ekspedisi, yaitu aktivitas mencatat setiap informasi yang dikirim atau diterima.

-          Pengarsipan, yaitu proses pengaturan dan penyimpanan informasi secara sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap diperlukan.

The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.

 

B.     Administrasi Perkantoran

1.      Pengertian Administrasi Perkantoran

Pengertian Administrasi Perkantoran terbagi atas dua yaitu pengertian administrasi perkantoran secara luas dan administrasi perkantoran secara sempit. Pengertian administrasi perkantoran secara luas adalah suatu kerja sama secara sistematis dan teroordinasi menurut pembagian tugas sesuai dengan struktur organisasi dalam mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Sedangkan pengertian administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dalam pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan membantu kelancaran perkembangan organisasi.

 

2.      Karakteristik Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran memiliki perbedaan dengan tata usaha perkantoran. Terdapat faktor pembeda, mulai dari jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat dalam pelaksanaan kegiatan. Untuk lebih jelasnya berikut karakteristik / ciri-ciri administrasi perkantoran adalah :

a.       Bersifat pelayanan (Service) pada semua pihak atau orang

Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor umumnya merupakan dari pelayanan dan support untuk kegiatan organisasi.

b.      Merembes dan dilaksanakan oleh semua pihak 

Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor berdampak pada unit-unit lain yang selalu hadir dan dilaksankan disetiap organisasi.

c.       Hasil akhirnya berupa informasi

Informasi adalah keterangan-keterangan yang berisi data yang dapat dipercaya dalam kepentingan pihak tertentu. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap informasi yang berada di kantor lain; pimpinan, pemegang saham, pemerintah, masyarakat, dan karyawan organisasi dsb.

d.      Bersifat memudahkan 

Pekerjaan kantor merupakan alat katalisator yang memiliki bermacam-macam kegiatan dari setiap perusahaan dipersatukan.

e.       Bersifat pengetikan dan penghitungan

Susunan perkerjaan kantor lebih banyak yang terdiri dari pekerjaan mengetik

f.       Dilakukan oleh semua pihak

Pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan dalam satu bagian yang beberapa kantor dikerjakan dalam tiap bagian perusahaan.

 

3.      Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup dari kegiatan kantor dan saranan fasilitas kerja kantoran. Ruang lingkup administrasi perakantoran adalah sebagai berikut :

a.       Kegiatan Kantor 

Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam perkantoran dimana semakin luas tujuan perusahaan maka semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Pada umumnya kegiatan perkantoran terdri dari beberapa kegiatan antara lain sebagai berikut.

b.      Perencanaan Perkantoran (Office Planning)

Proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari
1). Perencanaan gedung
2). Tata ruang kantor
3). Penerangan/cahaya
4). Ventilasi
5). Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6). Anggaran (budgetting) perkantoran
7). Standar kualitas kerja
8). Sistem informasi dan telekomuniktasi

c.       Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Pengaturan sejumlah fungsi organisasi dengan fungsi-fungsi meliputi :

·         Pembagian tugas dan pekerjaan untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan 

·         Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun dengan bawahan

·         Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

d.      Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Pengarahan perkantoran adalah suatu kegaitan yang meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran adalah sebagai berikut. 

·         Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan

·         Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

·         Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan 

·         Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi

·         Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, untuk komunikasi antara atasan dengan bawahan agar sedianya dapat berjalan lancar. 

·         Penggunaan tolak ukur yang benar dan adil dalam pemberian gaji karyawan.

e.       Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)

Pengawasan perkantoran adalah kegiatan yang mematikan bahwa sasaran dan perencanaan dapat berjalan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Objek pengawasan perkantoran terdiri dari:

·         Penggunaan peralatan dan perabot kantor

·         Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

·         Kualitas pekerjaan kantor 

·         Pelayanan kantor 

·         Waktu

·         Biaya perkantoran

 

4.      Fungsi Administrasi Perkantoran

Secara umum ada lima fungsi administrasi perkantoran dalam kaitanya dengan operasional suatu organisasi. Berikut ini adalah uraian fungsi administrasi perkantoran tersebut:

a.       Fungsi Rutin, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.

b.      Fungsi Teknis, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan pendapat, keputusan, serta keterampilan perkantoran yang mumpuni.

c.       Fungsi Analis, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan cara berpikir kritis dan kreatif serta kemampuan memutuskan sesuatu dengan cepat dan tepat.

d.      Fungsi Interpersonal, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan analisis dan penilaian sebagai dasar dalam memutuskan sesuatu serta keterampilan dalam berkomunikasi dengan orang lain.

e.       Fungsi Manajerial, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, memberikan motivasi.

 

5.      Unsur – Unsur Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran memiliki beberapa unsur-unsur antara lain sebagai berikut :

a.         Organisasi, ialah mengelompokkan dan menyusun kerangka kerja, jalinan hubungan kerjasama antara para pekerja dalam suatu wadah untuk mencapai tujuan tertentu. 

b.        Manajemen, berfungsi dalam merencanakan, mengorganisasikan, membina, membimbing, menggerakkan, dan mengawasi sekelompok orang serta mengerahkan segenap fasilitas untuk tujuan yang telah ditentukan dapat tercapai dengan baik. 

c.         Komunikasi, adalah kegiatan yang menyampaikan berita, pemberian ide, dan gagasan dari seseorang kepada orang lain, yang bersifat timbal balik antara pimpinan dengan pimpinan, pimpinan dengan bawahan, baik secara formal maupun yang nonformal. 

d.        Informasi adalah kegiatan yang menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyebarkan, dan menyimpan berbagai informasi. 

e.         Personalia, ialah kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan tenaga kerja

f.         Keuangan, adalah kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan sumber daya sekaligus yang dipertanggungjawaban penggunaan dana.

g.        Perbekalan, adalah kegiatan yang merencanakan, mengurus dan mengatur dalam penggunaan peralatan kerja. 

h.        Humas, ialah kegiatan yang menciptakan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat terhadap sekitar perusahaan.

 

6.      Tujuan Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran merupakan pekerjaan kantor yang bertujuan menghimpin, mencatat, mengelolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam kegiatan kantor. Tujuan-tujuan administrasi perkantoran adalah sebagai berikut :

a.       Menghimpun, adalah suatu kegiatan-kegiatan yang mencari data, mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada sehingga siap untuk digunakan jika diperlukan.

b.      Mencatat, ialah kegiatan yang membutuhkan berbagai peralatan tulis informasi sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirm, dan disimpan.

c.       Mengolah, yaitu kegiatan yang mengolah informasi dengan maksud untuk menyajikan dengan bentuk yang lebih berguna.

d.      Menggandakan, adalah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat.

e.       Mengirim, ialah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat yang informasinya terdiri dari satu pihak kepada pihak yang lainnya.   

f.       Menyimpan, adalah kegiatan yang menaruh informasi dengan sejumalh cara dan alat dalam suatu tempat yang aman.

 

 

 

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

 

The Liang Gie. 2012. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty Yogyakarta.

http://ata-ashadi.blogspot.com/2010/04/pengantar-ilmu-administrasi.html

https://otoyurangsunda.wordpress.com/2011/11/23/pengantar-ilmu-administrasi-bab-1-4/

https://www.maxmanroe.com/vid/manajemen/pengertian-administrasi-perkantoran.html

http://heridharmawan965.blogspot.com/2016/08/artikel-administrasi-perkantoran_1.html

http://rofikanisa.blogspot.com/2016/10/pengantar-ilmu-administrasi.html

https://vi-learn.unesa.ac.id/matkul/1828/pengantar-ilmu-administrasi-dan-manajemen

http://www.academia.edu/36576718/Administrasi_Perkantoran_Cara_Mudah_Memahami_Konsep_Dasar_Administrasi_Perkantoran_Secara_Umum

 

 

 

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

REPRODUKSI KARYA ILMIAH

BAB I PENDAHULUAN A.       LATAR BELAKANG Karangan ilmiah adalah karangan ilmu pengetahuan yang menyajikan fakta umum yang dapat dibuktikan kebenarannya, disajikan menurut metodologi penulisan yang baik dan benar, serta menggunakan bahsa ragam ilmiah. Reproduksi karya ilmiah merupakan bentuk karya ilmiah yang disusun atas dasar karya ilmiah yang telah ada. Bentuk reproduksi karya ilmiah antara lain: ringkasan, ikhtisar, sinopsis, dan resensi. Istilah ringkasan, ikhtisar, dan sinopsis dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia memiliki arti yang sama. Adapun tujuan membuat ringkasan, ikhtisar, dan sinopsis adalah memahami dan mengetahui isi buku/tulisan/cerita. Praktik melakukan reproduksi karya ilmiah bertujuan untuk memahami secara utuh karya ilmiah yang akan dibuat dengan jalan menjadikan karya ilmah yang direproduksi sebagai model konkrit/ nyata. Dalam reproduksi karya ilmiah harus mengetahui standar kompetensi di dalamnya terkait cara penulisan reproduk...
Baca selengkapnya

MANAJEMEN KEARSIPAN “ Penggunaan Teknologi dalam Pengelolaan Arsip”

BAB I Pendahuluan   A.            Latar Belakang Seiring dengan perkembangan zaman di hampir seluruh aspek kehidupan yaitu sosial, budaya, ekonomi, politik dan hukum maka semakin meningkat pula kebutuhan akan informasi. Kebutuhan terhadap informasi tidak bisa terlepas dari peran teknologi. Oleh karena itu teknologi informasi dan komunikasi sangat berperan penting dalam pelaksanaan kegiatan baik itu secara personal maupun nonpersonal seperti halnya dalam suatu organisasi. Dalam pelaksanaan kegiatan sebuah organisasi ataupun perkantoran akan menghasilkan dokumen-dokumen yang digunakan sebagai bukti dari pelaksanaan kegiatan serta pengambilan keputusan. Dokumen-dokumen tersebut lebih dikenal sebagai arsip yaitu suatu rekamam kegiatan atau peristiwa. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi dan k...
Baca selengkapnya

LUNTURNYA KUALITAS BERBAHASA PADA REMAJA

Lunturnya Kualitas Berbahasa pada Remaja Bahasa Indonesia merupakan bahasa kesatuan yang dijunjung tinggi di Indonesia. Dalam teks sumpah pemuda terdapat salah satu hasil Kongres Pemuda pada tanggal 28 Oktober 1928 yang berbunyi “ Kami putra dan putri Indonesia menjunjung tinggi bahasa persatuan, bahasa Indonesia”. Indonesia merupakan negara yang terdiri atas berbagai suku dan bahasa tetapi hanya ada satu bahasa yang dapat mempersatukannya yaitu bahasa Indonesia. Bahasa Indonesia digunakan masyarakat untuk saling berkomunikasi satu sama lain, sehingga masyarakat tidak mengalami kendala berkomunikasi dibandingkan ketika menggunakan bahasa daerah. Salah satu keunggulan yang dimilki oleh bahasa Indonesia adalah mampu mengikuti perkembangan zaman dan bersifat fleksibel. Maksud dari kata fleksibel itu sendiri yaitu bahasa Indonesia dapat mengambil dari bahasa lainnya. Bahasa Indonesia mampu mengikuti perkembangan zaman terutama pada saat ini. Penggunaan bahasa Indonesia dinilai pentin...
Baca selengkapnya