FUNGSI PENGAWASAN DALAM MANAJEMEN

BAB I

PENDAHULUAN

1.1       Latar Belakang

Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting karena tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.

Di dalam proses pengawasan juga diperlukan Tahap-tahap pengawasan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Tahap-tahap pengawasan tersebut terdiri dari beberapa macam, yaitu Tahap Penetapan Standar, Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan dan Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi.

Suatu organisasi juga memiliki perancangan proses pengawasan, yang berguna untuk merencanakan secara sistematis dan terstruktur agar proses pengawasan berjalan sesuai dengan apa yang dibutuhkan atau direncanakan. Untuk menjalankan proses pengawasan tersebut dibutuhkan alat bantu manajerial dikarenakan jika terjadi kesalahan dalam suatu proses dapat langsung diperbaiki.

1.2               Rumusan Masalah

1.         Apa itu pengawasan manajemen ?

2.         Bagaimana tahapan-tahapan di dalam pengawasan manajemen itu sendiri ?

3.         Apa saja alat bantu dan karakteristik-karakteristik pengawasan  manajemen yang efektif ?

 

 

 

 

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1       Kajian Pustaka

Manajemen sebagai proses, karena dalam manajemen terdapat adanya kegiatan – kegiatan yang harus dilakukan, misalnya kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan (Sri Wiludjeng SP, 2007 : 3). Controlling (Pengendalian) adalah pengukuran dan pengoreksian unjuk kerja individu dan organisasi (Sri Wiludjeng SP, 2007 : 9). Tindakan koreksi ini dapat dibedakan menjadi menjadi 2 (dua) yaitu, tindakan perbaikan segera dan tindakan perbaikan mendasar. Tindakan perbaikan segera adalah memperbaiki suatu kegiatan segera untuk mengembalikan kinerja pada jalurnya. Sedangkan tindakan perbaikan mendasar adalah menentukan bagaimana dan mengapa kinerja menyimpang dan mengoreksi sumber penyimpangan tadi (Sri Wiludjeng SP, 2007 : 178).

Sistem pengendalian manajemen membantu para manajer untuk menjalankan organisasi kearah tujuan strategisnya. Dengan demikian, pengendalian manajemen terutama memfokuskan pada pelaksanaan strategi (Robert N. Anthony dan Vijay Govindarajan, 2009 : 9). Dalam pengendalian manajemen, fokus terletak pada unit organisasional, sementara dalam pengendalian tugas fokus terletak pada tugas spesifik dilakukan oleh unit-unit organisasioanl (Robert N. Anthony dan Vijay Govindarajan, 2009 : 15). Struktur organisasi menentukan hubungan pelaporan, tanggung jawab dan wewenang dari manajer – manajer yang berbeda, hal itu memerlukan desain sistem pengendalian yang tepat untuk berfungsi secara efektif (Robert N. Anthony dan Vijay Govindarajan, 2003 : 200).

Kehadiran pengawas akan bermakna apabila perannya dapat mencapai tujuan pengawasan, yakni 1. Pihak yang diawasi merasa terbantu sehingga dapat mencapai visi dan misi secara efektif dan efisien, 2. Menciptakan iklim keterbukaan, kejujuran, partisipasi, dan akuntabilitas, 3. Menimbulkan iklim saling percaya di dalam dan di luar lingkungan operasi organisasi, 4. Meningkatkan akuntabilitas organisasi, 5. Meningkatkan kelancaran operasi organisasi, 6. Mendorong terwujudnya pemerintahan dan perusahaan yang bersih dan berwibawa (Husaini Usman, 2009 : 505). Pengendalian akan berhasil jika prosedur pekerjaan dan perilaku karyawan sesuai dengan standar dan tujuan dapat tercapai (Chuck Williams, 2001 : 282).

 

BAB III

PEMBAHASAN

3.1       Pengertian Pengawasan

Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai.

Definisi pengawasan yang dikemukakan oleh Robert J. Mockler berikut ini telah memperjelas unsure-unsur esensial proses pengawasan. Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sitematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dengan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil Penetapan standar sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengawasan adalah menentukan pengukuruan pelaksanaan kegiatan secara tepat.tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

3.2       Tipe-Tipe Pengawasan

a.     Pengawasan Pendahuluan

            Pengawasan pendahuluan (feedforward control). Pengawasan pendahuluan atau sering disebut steering controls, dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.

b.    Pengawasan Concurrent

            Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurrent control). Pengawasan ini, sering disebut pengawasan ”Ya-Tidak”, screening control atau “berhenti-terus”, dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung. Tipe pengawasan ini merupakan proses dimana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu,atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan, atau menjadi semacam peralatan “double-check” yang lebih menjamin ketepatan pelasanaan suatu kegiatan. 

c.     Pengawasan Umpan Balik

            Pengawasan umpan balik (feedback control). Pengawasan umpan balik, juga dikenal sebagai past-action controls, mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar ditentukan, dan penemuan-penemuan diterapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa dimasa yang akan datang. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran dilakukan setelah kegiatan terjadi.

3.3       Tahap-Tahap dalam Proses Pengawasan

Proses pengawasan biasanya terdiri paling sedikit lima tahap (langkah). Tahap-tahapnya adalah sebagai berikut :

a.     Penetapan Standar Selaksanaan (Perencanaan)

Tahap pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan, sasaran, kuota dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar. Bentuk standar yng lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran, bagian pasar (market-share), marjin keuntungan, keselamatan kerja, dan sasaran produksi.

b.    Penentuan Pengukuran Standar Pelaksanaan Kegiatan

Penetapan standar adalah sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengawasan adalah menentukan pengukuruan pelaksanaan kegiatan secara tepat.

c.     Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan, pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus. Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu:

1) Pengamatan (observasi)

2) Laporan-laporan, baik lisan dan tertulis,

3) Metode-metode otomatis dan

4) Inspeksi, pengujian (test), atau pengambilan sampel.

d.    Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Walaupun tahap ini paling mudah dilakukan, tetapi kompleksitas dpat terjadi pada saat menginterprestasikan adanya penyimpangan (devisiasi).

e.     Pengambilan Tindakan Koreksi bila Perlu

Bila hasil analisa menunjukan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi dapat diambil dalm berbagai bentuk. Standar mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersamaan.

3.4       Pentingnya Pengawasan

Ada berbagai faktor yang membuat pengawasan semakin diperlukan oleh setiap organisasi, factor itu adalah :

a.     Perubahan lingkungan organisasi. Berbagai lingkungan organisasi terjadi terus menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru, adanya peraturan pemerintah baru, dan sebagainya.

b.    Peningkatan kompleksitas organisasi. Semakin besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin bahwa kualitas dan profitabilitas tetap terjaga, penjualan eceran pada para penyalur perlu dianalisa dan dicatat secara tepat, bermacam-macam pasar organisasi, luar dan dalam negeri, perlu selalu dimonitor. Disamping itu organisasi sekarang lebih bercorak desentralisasi, dengan banyak agen-agen atau cabnag-cabang penjualan dan kantor-kantor pemasaran, pabrik-pabrik yang terpisah secara geografis, atau fasilitas-fasilitas penelitian yang tersebar luas. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.

c.     Kesalahan-kesalahan. Bila para pahlawan tidak pernah membuat kesalahan, para manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan-kesalahan memesan barang atau komponen yang salah, membuat penentuan harga yang terlalu rendah, masalah-masalah diagnose secara tidak tepat. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan-kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.

d.    Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang. Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya.satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya adalah dengan mengimplementasikan sistem pengawasan. Tanpa sistem tersebut, manajer tidak dapat memriksa pelaksanaan tugas bawahan.

3.5       Alat Bantu Pengawasan Material

Ada banyak teknik yang dapat membantu manajer agar pelaksanaan pengawasan menjadi lebih efektif. Teknik-tekniknya adalah sebagai berikut :

a.     Management by expections (MBE)

            MBE atau prinsip pengecualian, memungkingkan manajer untuk mengarahkan perhatiannya pada bidang-bidang pengawasan yang paling kritis dan mempersilahkan para karyawan atau tingkatan manajemen rendah untuk menangani variasi-variasi rutin. Hal ini dapat dipraktekan oleh manajer-manajer penjualan, produksi, keuangan, personalia, pembelian, pengawasan mutu, dan bidang-bidang fungsional lainnya.

b.    Management — Information System (MIS)

            Sitem informasi manajemen atau management—information system memainkan peranan penting dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen perencanaan dan pengawasanan secara efektif. MIS adalah sistem pengadaan pemrosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi yang direncanakan agar keputusan-keputusan manajemen yang efektif dapat dibuat. Pada dasarnya MIS membantu manajemen melalui penyediaan personalia yang tepat dengan jumlah yang tepat dari informasi yang tepat pula pada waktu yang tepat.

 

3.6       Karakteristik- Karakteristik Pengawasan yang Efektif

Untuk menjadi lebih efektif, sistem pengawasan harus memenuhi kriteria tertentu. Karakteristik-karakteristik pengawasan yang efektif dapat lebih di perinci sebagai berikut :

a.     Akurat

b.    Tepat waktu

c.     Obyektif

d.    Terpusat pada titik-titik pengawasan strategise. Realistik secara ekonomi

f.     Realistik secara organisasional

g.    Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi

h.    Fleksibel

i.     Bersifat sebagai petunjuk dan operasional

j.     Diterima para anggota organisasi

3.7       Metode Pengawasan

Metode pengawasan terdiri atas dua kelompok, yaitu:

a.     Metode pengawasan Non-Kuantitatif.

            Metode pengawasan non-kuantitatif adalah metode-metode pengawasan yang digunakan manajer dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Teknik-teknik yang sering digunakan meliputi  pengamatan, inspeksi teratur dan langsung, pelaporan lisan dan tertulis,evaluasi pelaksanaan, dan diskusi antara manajer dan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan.

b.    Metode pengawasan Kuantitatif

            Metode pengawsan kuantitatif cenderung untuk menggunakan data khusus dan metode-metode kuantitatif untuk mengukur dan memeriksa kuantitas dan kualitas keluaran (output). Metodenya terdiri atas anggaran,audit,analisa break-even,analisa rasio dan, bagan dan teknikyang berhubungan dengan waktu pelaksanaan.

3.8         Kartu Nilai Seimbang

Kartu nilai seimbang mendorong manajer melihat melebihi ukuran keuangan tradisional ke empat perspektif yang berbeda atas prestasi perusahaan. Kartu nilai keseimbangan memiliki beberapa keunggulan diatas proses pengontrolan tradisional yang hanya bergantung pada ukuran keuangan. Ke empat perspektif itu antara lain :

a.         Perspektif Kuangan

Pendekatan tradisional untuk mengontrol prestasi keuangan berfokus pada pengukuran seperti rasio analisis keuangan, arus kas, anggaran modal, neraca laporan laba/rugi, dan lainnya.

b.         Perspektif Pelanggan

Pendekatan tradisional manajer untuk mengontrol kepuasan para pelanggan terhadap perusahaan.

c.         Perspektif Internal

Mengontrol kualitas yaitu terdiri dari proses keputusan dan tindakan yang dilakukan oleh manajer dan karyawan dalam organisasi.

d.        Perspektif Inovasi dan Pengetahuan

Memusatkan perhatian pada pengembangan produk baru, kelangsungan peningkatan produk dan jasa, pembelajaran dan perencanaan kembali proses pembuatan produk dan jasa.

 

 

 

 

BAB IV

PENUTUP

4.1       Kesimpulan

Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan.

Dalam proses pengawasan manajemen terdapat beberapa tahap yaitu penetapan standar pengawasan, penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan, pengukuran pelaksanaan kegiatan perbandingan dengan standar evaluasi, dan pengambilan tindakan apabila diperlukan. Alat bantu pengawasan manajemen yang paling umum yaitu Management by Expection (MBE) atau prinsip pengecualian dan Management Information System (MIS). Pengawasan Manajemen sangat penting disebabkan karena perubahan lingkungan organisasi, peningkatan kompleksitas organisasi meminimalisir tingginya kesalahan – kesalahan kebutuhan manajer untuk mendelegasi wewenang komunikasi dan menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi.

4.2       Saran

Berdasarkan simpulan diatas dapat diajukan beberapa saran yang dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam peningkatan mutu pengawasan manajemen di organisasi maupun perusahaan yaitu pengawasan sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Karena jika tidak ada pengawasan dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyaknya kesalahan – kesalahan yang terjadi baik yang berasal dari bawahan maupun lingkungan. Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin organisasi. Disebabkan perlu adanya hak dan wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam suatu organisasi atau perusahaan sesuai dengan prinsip – prinsip yang telah ditetapkan. Pegawasan disarankan dilakukan secara rutin karena dapat menjadikan suatu organisasi berjalan sesuai aturan yang berlaku tanpa pemasalahan yang dapat menghambat berkembangnya suatu organisasi atau perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Wiludjeng SP, Sri. 2007. Pengantar Manajemen. Yogyakarta : Graha Ilmu.

Anthony, Robert N. dan Vijay Govindarajan. 2009. Sistem Pengendalian Manajemen Buku 1. Jakarta : Salemba Empat.

Anthony, Robert N. dan Vijay Govindarajan. 2003. Sistem Pengendalian Manajemen Buku 2. Jakarta : Salemba Empat.

Usman, Husaini. 2009. Manajemen Teori Praktik, dan Riset Pendidikan Edisi 3. Jakarta : Bumi Aksara.

Williams, Chuck. 2001. Manajemen. Jakarta : Salemba Empat